Rechtliche Grundlage
- Definition als Unterlagen: SMS und Messengernachrichten gelten gemäß § 1 Abs. 10 BArchG als archivierungsfähige „Unterlagen“.
- Anbietungspflicht: Nach § 5 BArchG müssen diese Nachrichten dem zuständigen Archiv angeboten werden.
- Aktenmäßigkeit: § 12 Abs. 2 GGO fordert eine nachvollziehbare Vorgangsbearbeitung zur Sicherung von Aktenwahrheit, Aktenklarheit und Aktenvollständigkeit.
Bedeutung und Praxis
- SMS sind zunehmend relevante Kommunikationsmittel im Regierungshandeln, wie aktuelle Fälle um die EU-Kommissionspräsidentin und den ehemaligen Bundesfinanzminister zeigen.
- Frühere Beispiele wie die „Berateraffäre“ (Verteidigungsministerium 2020) oder der Bundeswehrabzug aus Afghanistan verdeutlichen mangelnde Archivierungspraxis.
- In NRW gab es Fälle, in denen dienstliche SMS nach dem Terroranschlag von Solingen gelöscht oder zurückgehalten wurden statt sie anzubieten.
Kriterien für Aktenrelevanz (Bundesarchiv-Handreichung)
- Erklärt die Information, warum ein Sachverhalt bearbeitet wurde?
- Klärt sie, wer zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form an der Bearbeitung beteiligt war?
- Zeigt sie, welche Entscheidungsoptionen erwogen wurden?
- Dokumentiert sie die getroffene Entscheidung und ihre Gründe?## Abgrenzung privat vs. dienstlich
- Zentrale Frage: Ist die Nachricht Teil dienstlicher Kommunikation mit Aktenrelevanz oder privat?- Entscheidung über Archivierung liegt beim Archiv; dieses schützt die Privatsphäre und entlastet die politisch Handelnden.
Ziel der Archivierung
- Sicherung von Transparenz und Kontrolle staatlichen Handelns.
- Speicherung von Wissen für historische, politische und rechtliche Nachvollziehbarkeit.
Sources:
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