NamensIndex.org wurde überarbeitet: Ein Zwischenbericht nach dem plötzlichen Shutdown der Webseite des Archives in Allenstein im August 2024.
Im Jahr 2013 hat das polnische Staatsarchiv in Allenstein (Archiwum Państwowe w Olsztynie) damit angefangen, genealogisch wertvolle Akten zu digitalisieren und diese Daten auf der eigenen Webseite zu veröffentlichen. Das Archiv in Allenstein war damit einer der Vorreiter in ganz Europa, was die digitale Verbreitung ihrer archivalischen Schätze angeht. Viele staatliche und kirchliche Institutionen haben sich daran orientiert und ähnliche Projekte auf die Beine gestellt.
Am 7. August 2024 wurde diese Praxis schlagartig beendet.
„Par Ordre du Mufti“ musste das Archiv seine eigene Webseite einstellen und seine Daten dem zentralen polnischen Webportal der polnischen Staatsarchive, Szukajwarchiwach, zur Verfügung stellen. Wir haben darüber in unserem Blog berichtet.
In der Folge und bis heute waren viele Archivalien den Online-Nutzern nicht mehr zugänglich. Zum Zeitpunkt der Abschaltung publizierte das Archiv 2.513.360 (2,5 Millionen) Bilddateien auf seinem eigenen Webportal. Auf der Plattform Szukajwarchiwach waren zu diesem Zeitpunkt jedoch nur 1.3 Millionen Bilddaten übertragen, also gerade einmal etwas mehr als die Hälfte.
Für unser Projekt auf NamensnIdex.org begann damit eine Phase umfangreicher Umbauarbeiten hinter den Kulissen:
Alle Verlinkungen auf die alten Webseiten des Archivs mussten gegen neue Verlinkungen auf Szukajwarchiwach ausgetauscht werden. Anschließend wurden sie akribisch geprüft. Das war aber schwieriger als gedacht. Denn oft wurden nicht nur die Links geändert, sondern auch die Signaturen der Archivalien. Über zehn Jahre lang nutzte das Archiv in Allenstein eine dreiteilige Signatur. Sie bestand aus der
- Archivnummer (42),
- der Nummer des Bestandes und
- der Nummer der Verzeichniseinheit.
Auf Szukajwarchiwach wurden diese Akten mit einer neuen, fünfteiligen Signatur identifiziert. Außerdem gibt es jetzt Lücken in den Beständen. Teile der Akten wurden aus Datenschutzgründen aus der Veröffentlichung genommen oder neu einsortiert.
Daher unser Tipp an alle Familienforscher:
Verwendet in euren Quellenangaben immer die vollständige, füfstellige Archivsignatur!
Unsere Datenbestände, welche aus den indexierten Standesamtsregistern sowie den Findbuchdaten aus dem Archiv Allenstein bestehen, mussten einer grundlegenden Überarbeitung unterzogen werden. Am 06. Dezember 2024 konnte die Wiederherstellung der internen Datenprozesse zur Analyse und Synchronisation der digitalisierten Archivbestände erfolgreich abgeschlossen werden!
Mit Stand von Anfang Dezember sind auf Szukajwarchiwach erst 1.801.157 Digitalisate wieder zugänglich aber in unserem Projekt neu verlinkt. Das entspricht etwa 71.6% der vormals vorhandenen Archivalien – mithin also weniger als dreiviertel der ursprünglichen Daten.
Was machen wir mit den Archivalien, die noch nicht online sind?
Wir haben die meisten Verlinkungen zur alten Webseite des Archivs entfernt. In unseren Bestandsdaten wird die Anzahl der Digitalisate mit einem traurigen Smiley in der Spalte „Allenstein“ angezeigt. So kann jeder sehen, dass diese Archivalien bis August noch zugänglich waren. Befindet sich daneben ein blaues Icon mit dem Logo von Szukajwarchiwach, sind die Digitalisate dorthin neu verlinkt. Handelt es sich um ein rotes Icon, wurden diese Daten entfernt, obwohl sie bereits online waren. Gleiches gilt für die Archivbestände. Bei einem grauen Icon sind zwar die Findbuchdaten eingetragen, es fehlen aber die Scans.
Eine aktuelle Übersicht ergibt sich aus unserer
Es ist bemerkenswert, dass insbesondere Sekundärakten mit genealogisch wertvollen Inhalten unter die Fehlbestände fallen. Dazu gehören auch herausragende genealogische Quellen wie die Magistratsakten aus Rössel, die Salzburger Akten und das Etat-Ministerium, die vielfach in genealogischen Arbeiten verwendet werden und Gegenstand unterschiedlicher Projekte sind.
Es ist bedauerlich, dass auch weiterhin Aktenbestände aus 21 Standesamtsbezirken nicht zugänglich sind. Diese Aktenbestände bleiben in unserem Index zur Namenssuche dennoch enthalten. Sobald die Digitalisate wieder verfügbar sind, werden wir die Verlinkung umgehend korrigieren oder ergänzen. Bis dahin sollten sich Familienforscher mit Wunsch zur Einsicht der Daten direkt an das Archiv wenden und um erneute Bereitstellung dieser Digitalisate bitten, da sie ja vorhanden, jedoch nicht online einsehbar sind.
Neue Kirchenaktenbestände:
Wir freuen uns, mitteilen zu können, dass vier Aktenbestände mit Kirchenakten nun vollständig neu erschienen sind! Diese genealogisch sehr wertvollen Bestände waren bisher noch nie digital zugänglich und enthalten Duplikate von Kirchenbüchern, Seelenlisten, Konfirmandenlisten, Originale von Kirchenbüchern sowie Kirchenkassenrechnungen – oftmals für einen Zeitraum, in dem es bisher keine anderen Quellen gab. Neu erschienen sind die Bestände:
- 42/96 Evangelische Kirche zu Osterode( Diözese Osterode )
- 42/1331 Evangelische Kirche zu Nikolaiken (Diözese Sensburg )
- 42/1345 Evangelische Kirche zu Gross Schmückwalde - Peterswalde ( Diözese Osterode )
- 42/1347 Evangelische Kirche zu Angerburg (Diözese Angerburg )
Wir bleiben weiterhin am Ball!
Clemens (Draschba)
Blogbeitrag: Aktueller Stand der digitalen Publikation aus dem Staatsarchiv Allenstein
