Vorlage für Urkundenanfrage bei poln. oder russ. Standesämter

Liebe ForscherkollegInnen,

hat jemand eine Vorlage (Template) f�r Anfrage von Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden bei polnischen oder russischen Standes�mtern ?
Bestimmt haben viele einen Bedarf daf�r und w�ren dankbar, hier eine kleine Hilfe zu bekommen. So in jedem Fall meine Wenigkeit.

Und vor allem, worauf sollte man achten, dass man eine Kopie des Originals und nicht eine polnische oder russische �bersetzung erh�lt, dessen R�ck�bersetzung nochmals Kosten verursacht.

Ist es immer noch empfehlenswert eine solche Anfrage �ber das polnische oder russische Konsulat zu f�hren ?

Es gr��t herzlichst,

    Fritz Loseries

Hallo Fritz Loseries,

f�r Anfragen in Polen ist es am besten, direkt an das Staatsarchiv in
Warschau zu schreiben. Dies ist auch auf englisch m�glich. Das
Staatsarchiv besorgt dann die Unterlagen von dem jeweiligen regionalen
Staatsarchiv bzw. Standesamt.
Bei der Anfrage einfach darauf hinweisen, dass Sie eine Kopie der
Unterlagen haben wollen, und keine Transskription. Dies ist auch von den
Kosten her etwas g�nstiger. Die Transskription eines handschriftlichen
Dokuments kostet 50 PLN, eines Dokuments in Schreibmaschinenschrift 35
PLN. Dagegen kostet eine A4-Kopie nur 15 PLN, eine A3-Kopie 18 PLN. Dazu
kommen jeweils noch 65 PLN/Stunde f�r die Suche.

Postanschrift/E-Mail/Fax gibt es hier:
http://www.warszawa.ap.gov.pl/angielski/index.html

Viel Erfolg!

Gru�,
Jan [Schefers]

Fritz Loseries wrote:

Liebe Genealogenfreunde,

Ich bin neu hier in der Liste. Dies hauptsächlich, weil ich nach einem
speziellen Zweig meiner großmütterlichen Vorfahren suche, deren letzter
Eintrag aus Ostpreussen stammt:

Körschens, Johann Hermann; Klempnermeister; geb. 29.05.1809 oo 07.1.1826
mit Anna Emilia Florentine Schlick; geb. 12.12.1806

Die Familienlegende geht, dass es sich um Nachfahren von Hugenotten
handelt, die sich im ostpreussischen niedergelassen haben. Leider finde
ich zu dem Namen nirgends Hinweise. Vielleicht hat ein geneigter
Mitlistenleser Hinweise?

Gruß
Jens Walter

Hallo Herr Fritz Loseries,

Sie haben gerade eine ausgesprochen komplizierte Angelegenheit angesprochen,
die leider, leider nicht kurz beantwortet werden kann, ich kann nur kurz
berichten, wie's in Polen aussieht, weil ich (zum Gl�ck) nur dort nach
meinen Vorfahren suche:

Also erstens gibt's eine offizielle und gesetzlich verankerte Aufteilung auf
alle standesamtliche Dokumente, die bis 1900 zur�ckgehen, diese �SOLLEN�
alle bei den Standes�mtern aufbewahrt werden, was leider vom Fall zu Fall
unterschiedlich gehandhabt wird, zudem kann's sich u.U. ausgesprochen
schwierig gestalten, die Originale der alten Standesamtsb�cher und Dokumente
in die Hand zu bekommen. Ich w�rde eine "Faustregel der umgekehrten
Proportionen" aufzustellen riskieren: je kleiner der Ort und somit das
�rtliche Standesamt, desto gr��er die M�glichkeit (vorausgesetzt Sie treten
freundlich auf und k�nnen ein paar Worte Polnisch), auch die Originale zu
sehen zu bekommen, die dann gleich vor Ort fotokopiert und/oder fotografiert
werden k�nnen.

Dann gibt's die �rtlich zust�ndigen Staatsarchive, in den in aller Regel
alle alten Akten aufbewahrt werden, die aus der Zeit vor 1900 stammen. Zwar
gilt auch hier die bereits oben aufgestellte "Faustregel der umgekehrten
Proportionen", aber diese staatlichen Institutionen sind meistens viel
besser auf den Publikumsverkehr vorbereitet, viele haben bereits eigene
Scanner und stelle Kopien und Scans der Originale gegen eine normale und
bezahlbare Geb�hr gleich her.

Und dann gibt's auch noch die kirchlichen Archive, z.B. in den Di�zesen und
die normalen meist kleineren Kanzleien in den Kirchen, wenn die gesuchten
B�cher und/oder Dokumente nicht viel �lter sind, als das Jahr 1900, dann
hilft's nur, wie sonst immer im richtigen Leben auch, dem Priester
freundlich zu erkl�ren, da� man die Daten �ber die eigene Familie f�r die
genealogischen Zwecke der Familienforschung ben�tigt. Ich habe bis jetzt nur
einmal erlebt, da� die Priester sehr hartn�ckig behaupten, keine B�cher zu
haben, was mir von meinem Gef�hl her nicht glaubw�rdig erscheint? Alle
anderen waren super freundlich und sehr hilfsbereit.

Also res�mierend: in den polen Standes�mtern hilft Ihnen eine Vorlage (oder
ein Template) herzlichst wenig, weil dar�ber, ob Sie die Ansicht in die
Originale bekommen, immer jemand vor Ort entscheidet und selbst dann, wenn
Sie ein richtig und in polnischer Sprache ausgef�lltes Formular mit den
notwendigen Geb�hrenmarken einschicken (wo wollen Sie diese in Deutschland
auftreiben), werden diese in eine Computermaske eingetippt und per Enter ins
Archiv geschickt (ohne Ihre m�hsam ausgef�llten Formulare).

Liebe Gr��e,
Richard Czarnecki

Hallo,

Ich habe mir die polnische Vorlage bei

http://www.polishroots.org/genpoland/certif.htm

gefunden. Die Urkunden (wenn sie vorhanden sind) sind alle gekommen.

Freundliche Grüsse aus Toulouse.

Christiane Bringel

Hallo,

zu diesem Thema kann ich ein aktuelles Beispiel beisteuern :

Mein Vater(Jahrgang 1927) kam letzte Woche aus seiner alten Heimat Ostpreussen zur�ck. Mit einem gut befreundetem polnischen Einwohner war er auch beim Standesamt Osterode
um seine Geburtsurkunde zu erhalten. Nach langer und energischer (polnischer ) Diskussion
wurde man aufgefordert, in einer Stunde wieder nachzufragen.
Nach einer Stunde erhielt mein Vater dann tats�chlich eine Geburtsurkunde, allerdings keine Kopie
eines Originals, sonder eine polnische Ausfertigung/Abschrift aus den dort vorhandenen Standesamtsunterlagen. Die Geb�hr betrug 15 Sloty.
Zumindest f�r dieses Dokument erscheint mir nach meiner pers�nlichen Einsch�tzung eine �bersetzung ins Deutsche nicht erforderlich. Die wichtigen Daten (Namen, Geburtsdatum) sind in deutsch abgefasst. Die Bedeutung des polnischen Textes ergibt sich meist aus den beurkundeten Daten der Person.

Kopien von Originalunterlagen wollte man �brigens nicht herausr�cken, obwohl das f�r den Sachbearbeiter sicherlich einfacher gewesen w�re.

Ergebnis (wobei mir klar ist, dass nicht jeder die Gelegenheit hat, in Polen pers�nlich sein Anliegen vorzubringen)

Ohne polnischen Beistand w�re hier sicherlich nichts dabei herausgekommen.
Die Kosten f�r das polnische Dokument sind gering und der Erfolg h�ngt oft wohl auch letztlich,
wie schon von Herrn Czarnecki angemerkt, vom "Engagement" des jeweiligen Sachbearbeiters ab.

Viele Gr��e

J�rg Schimanski

From: "Richard Czarnecki" <richard_czarnecki@yahoo.de>
Reply-To: OW-Preussen-L <ow-preussen-l@genealogy.net>
To: "OW-Preussen-L" <ow-preussen-l@genealogy.net>
Subject: [OWP] Vorlage f�r Urkundenanfrage bei poln. oder russ. Standes�mter
Date: Sun, 27 Aug 2006 19:09:28 +0200

Hallo Herr Fritz Loseries,

Sie haben gerade eine ausgesprochen komplizierte Angelegenheit angesprochen,
die leider, leider nicht kurz beantwortet werden kann, ich kann nur kurz
berichten, wie's in Polen aussieht, weil ich (zum Gl�ck) nur dort nach
meinen Vorfahren suche:

Also erstens gibt's eine offizielle und gesetzlich verankerte Aufteilung auf
alle standesamtliche Dokumente, die bis 1900 zur�ckgehen, diese �SOLLEN�
alle bei den Standes�mtern aufbewahrt werden, was leider vom Fall zu Fall
unterschiedlich gehandhabt wird, zudem kann's sich u.U. ausgesprochen
schwierig gestalten, die Originale der alten Standesamtsb�cher und Dokumente
in die Hand zu bekommen. Ich w�rde eine "Faustregel der umgekehrten
Proportionen" aufzustellen riskieren: je kleiner der Ort und somit das
�rtliche Standesamt, desto gr��er die M�glichkeit (vorausgesetzt Sie treten
freundlich auf und k�nnen ein paar Worte Polnisch), auch die Originale zu
sehen zu bekommen, die dann gleich vor Ort fotokopiert und/oder fotografiert
werden k�nnen.

Dann gibt's die �rtlich zust�ndigen Staatsarchive, in den in aller Regel
alle alten Akten aufbewahrt werden, die aus der Zeit vor 1900 stammen. Zwar
gilt auch hier die bereits oben aufgestellte "Faustregel der umgekehrten
Proportionen", aber diese staatlichen Institutionen sind meistens viel
besser auf den Publikumsverkehr vorbereitet, viele haben bereits eigene
Scanner und stelle Kopien und Scans der Originale gegen eine normale und
bezahlbare Geb�hr gleich her.

waren super freundlich und sehr hilfsbereit.

Ich m�chte mich bei allen bedanken, die zu diesem Thema beigetragen haben.

Es sind wirklich sehr wertvolle Erfahrungsberichte, zeigen aber auch, dass leider immer wieder individuell vorgegangen werden muss.

Ganz besonders wichtig finde ich den Hinweis, dass Kopien der Standesamtsunterlagen oftmals in der benachbarten Kirche zu finden sind.

Vielleicht k�nnen die Ostpreu�en-Reisende einmal in dieser Richtung bei ihrer n�chsten Reise Stichproben machen und dar�ber berichten.

Herzliche Gr��e,

    Fritz Loseries

Hallo Jan !

Hierzu würde ich gerne wissen, wie das dann mit der Bezahlung läuft...
Melden die sich, wenn sie etwas gefunden haben mit einer Gebührenauflistung
? Bezahlt man dann per Überweisung nach Polen ???

Vielen Dank im Voraus,

Tabea (Huse)

Die Transskription eines handschriftlichen Dokuments kostet 50 PLN, eines

Dokuments in Schreibmaschinenschrift 35 PLN. Dagegen kostet eine A4-Kopie
nur 15 PLN, eine A3-Kopie 18 PLN. Dazu kommen jeweils noch 65 PLN/Stunde für
die Suche.

Postanschrift/E-Mail/Fax gibt es hier:
http://www.warszawa.ap.gov.pl/angielski/index.html

Viel Erfolg!

Gruß,
Jan [Schefers] <<

Hallo Tabea,

Hierzu w�rde ich gerne wissen, wie das dann mit der Bezahlung l�uft...
Melden die sich, wenn sie etwas gefunden haben mit einer Geb�hrenauflistung
? Bezahlt man dann per �berweisung nach Polen ???

die Bezahlung war problemlos per EU-Standard�berweisung m�glich.
Alternativ auch Scheckzahlung, aber f�r diesen Fall berechnet das Archiv
noch ein paar Euro zus�tzlich.

Ansonsten war der Ablauf wie folgt:
- Schreiben des Archivs mit einer Sch�tzung des voraussichtlichen
Zeitaufwands. Von diesem Betrag m�ssen 50% angezahlt werden.
- Nach der (in meinem Fall erfolgreichen) Suche kommt ein Schreiben mit
einer Liste der gefundenen Unterlagen. Man muss dann angeben, von
welchen Unterlagen man Kopien haben m�chte. Es ist also eine weitere
�berweisung erforderlich f�r die Abrechnung des tats�chlichen
Suchaufwands abzgl. der Anzahlung und zzgl. der Geb�hren f�r die Kopien.
- Nach ein paar Wochen erh�lt man dann die gew�nschten Unterlagen.

Die Schreiben vom Archiv sind stets auf Polnisch, man kann aber auf
Englisch antworten.

Viel Erfolg!

Gru�,
Jan (Schefers)