Suche Dateiverwaltung

genealogie-programme
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Sehr geehrte Mitglieder der Computer-Genealogen (nat�rlich auch Genealoginnen!).

Die Flut an Informationen in Briefen, Mails, eigescannten Dokumenten u.s.w. nimmt immer mehr zu - wie finde ich am PC wieder, was ich versteckt habe? Nat�rlich bem�he (!) ich mich systematisch Ordnung zu halten. Wer von Ihnen hat ein �berzeugendes Rezept zum systematischen Ablegen von Daten und wei� ein Programm, mit welchem man ohne viel Aufwand und gezielt gesuchte Dateien wiederfindet? Ideal w�re, wenn man zu jeder Datei mehrere Stichworte anf�gen k�nnte (die jedoch nicht Bestandteil des Schriftst�ckes sein sollen!) und mit Hilfe dieser Stichworte dann rasch suchen k�nnte. Dazu m��te es ein Programm geben. Wer mir Rat wei�, bitte ich, mir diesen weiterzugeben - herzlichen Dank!
F�r Fotos habe ich in dem Programm "FotoStation" so etwas gefunden, dieses Programm ist zwar auch f�r Nicht-Bild-Dateien brauchbar, jedoch nicht so ideal, da hier die Vorschaum�glichkeit f�r Nicht-Bild-Dateien fehlt.

Beste Gr��e
Robert (F�rb�ck)
aus Graz, �sterreich

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... danach d�rften viele suchen: Ein einfaches, solides Archivierungsprogramm f�r verschiedenste Dateitypen (Texte, Scans, Bilder,...) bei dem es m�glich ist, zu den einzelnen Dateien neben selbst definierten Tags auch eigene Texte (im Hinblick auf eine sp�tere Familienchronik!) dazuzuschreiben oder zu verlinken.

Vorschau und Direktzugriff auf die entsprechenden Dateien und Dokumente m�ssen auch m�glich sein.

Was ich bis jetzt durch Googeln gefunden habe, ist entweder zu kompliziert (weil zu detailliert und zu professionell) oder zu teuer oder meistens beides gleichzeitig.
F�r "Literaturverwaltungsprogramme" wie Citavi, die man eventuell ebenfalls f�r diesen Zweck verwenden (oder auch mi�brauchen!) k�nnte, gilt Gleiches. Auch enthalten sie wegen der anderen Zielsetzung zu viele f�r mich unn�tze und eher verwirrende und hinderliche Funktionen.

Wo ist die Alternative zur selbstgestrickten Exel-L�sung - oder hat jemand eine solche?

Beste Gr��e
Albert (Schmid)

PS: Ich wei�, dass diese Anfrage �ber das Thema "Genealogieprogramme" hinausgeht. Aber Vieles, was sich bisher an Informationen und Material angesammelt hat, kann ich (noch) nicht oder eben nur notd�rftig im meinen Programmen (PAF und AGES!) unterbringen. Viele in meiner Sammelwut "auf Verdacht" abgespeicherten Objekte (Zeitungsartikel, Buchzitate, Photos, Landkarten usw.usw.) werden sich wohl nie sinnvoll dort integrieren lassen.
Die einzige vern�nftige L�sung f�r dieses Problem sehe ich daher in einem eigenst�ndigen Archivierungsprogramm!

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S.g. Herr Fürböck,

was Sie suchen ist ein Document Management System, davon gibt
es viele, allerdings sind die meisten davon sehr teuer weil für
den professionellen Einsatz gedacht.
Es gibt allerdings auch preiswerte Lösungen, mache davon sogar
gratis.

Schauen Sie sich doch mal Benubird an (gratis):

Wenn es Ihnen nicht gefällt, so hilft es vielleicht, die
Vorstellungen über das gewünschte System besser zu konkretisieren.

Mit freundlichen Grüßen

Erich Schadner

4

Hallo Herr Schadner,
das erwähnte Programm gibt es wohl nur in englisch?
Beste Grüsse
Lutz

Erich Schadner schrieb:

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Sehr geehrter Herr Schadner,

dieses Programm erscheint mir wirklich interessant f�r diesen Zweck.

Arbeiten Sie selbst auch damit? Es scheint ja noch ziemlich "jung" zu sein: l�uft es stabil?

L��t sich auch eine Verlinkung mit "ausf�hlicheren " Tags, also pers�nlichen Anmerkungen, Gedanken oder eigenen Texten herstellen? Oft hat man ja beim Erfassen oder Sichten schon Ideen, die sinnvollerweise gleich mit abgespeichert werden sollten. Ich denke hierbei an das sp�tere Estellen einer Chronik, wof�r ich dieses ganze Material ja sammle.

Mit freundlichen Gr��en
Albert Schmid

6

Hallo Lutz,

der Webseite nach zu schließen leider ja.
Ich kann's im Moment nicht verifizieren.

Mit freundlichen Grüßen

Erich Schadner

7

S.g. Herr Schmid,

ich hatte eine Vorgängerversion mal im Test, und da hat es mir wirklich gut
gefallen.
Man kann jedes Element mit Kategorien und Metadaten belegen, auch die Suche
nach Metadaten
und Volltext hat gut funktioniert. Außerdem hat mir gut gefallen, daß das
Programm nicht alles
in seinen eigenen Bereich (Datenbank oder Festplatte) schaufelt, sondern die
Daten dort beläßt,
wo sie sich befinden. Man kann daher auch nach wie vor auf normalem Weg
darauf zugreifen.
Die Verwaltungsinformationen wurden in einer Jet-Datenbank (MS Access)
ablegt,
dadurch konnte ich sogar von außen noch auf Metadaten zugreifen.

Ich mag keine Programme, die alles in ihren eigenen Bereichen und Formaten
ablegen und denen ich
dann auf Gedeih und Verderb ausgeliefert bin. Das ist bei Benubird sicher
nicht der Fall.
Bei mir hat es gut funktioniert. Verlinkungen zwischen den Elementen gibt es
glaube ich nicht,
aber man kann z.B. gemeinsame Kategorien vergeben und dann danach
gruppieren.

Natürlich muß jeder für sich entscheiden, ob es für ihn taugt. Ich empfehle
grundsätzlich das
genaue Austesten aller Funktionen, bevor man es dann wirklich für seine
Daten in Betrieb nimmt.

Mit freundlichen Grüßen

Erich Schadner

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Sehr geehrter Herr Schadner,

herzlichen Dank f�r die ausf�hrlichen Antwort.

Ich habe mir das Programm gestern heruntergeladen und mit einem Datenset ausprobiert. Es gef�llt mir nach wie vor sehr gut, aus �hnichen Gr�nden wie bei Ihnen ( Und ich mag es auch nicht, wenn Programme zu viel Eigenleben entwickeln und mich total entm�ndigen!).

Was mich st�rt, ist zum einen die fehlende Tiefe bei den Collections: Nur eine Sub-Ebene. Das ist mir zu wenig. Auch die Tags m�chte ich gerne strukturieren. Die Pro-Version des Progrmms, f�r die ja weitere "Features" versprochen werden, k�nnte dieses Manko eventuell beheben, liegt aber wohl noch in weiter Ferne.
Ob eine Implementierung von eigenen Notitzen, Inhaltsangaben und Zitaten und eine "Verlinkungsm�glichkeit" mit anderen Objekten auf der Festplatte oder im Netz (z. B. Bild-Dateien) m�glich sein wird, ist nirgens erw�hnt. Das w�re f�r mich aber sehr wichtig!

Ich werde daher nochmals mit Citavi experimentieren. Das ist einerseits ein ausgereiftes und an den Unis sehr verbreitetes Literaturverwaltungsprogramm mit exzellenten Hilfe-Funktionen und erm�glicht andererseits die Integration von eigenen Notizen, Bildern, usw. .

In einem zweiten Modul: "Wissensorganisation" l��t sich das alles dann zu einem eigenen Produkt zusammenf�gen. Ob das aber auch so gut funktioniert, wie die Literaturverwaltung, muss ich erst ausprobieren.

Was mich an Citavi st�rt, ist ist die �beraus komplexe Literatureingabe (wissenschaftlicher Standard!), die f�r meine Zwecke nat�rlich viel zu detailliert ist. Auch da muss ich erst sehen, wie ich das "herunterbrechen" und an meine Bed�rfnisse anpassen kann.

Vielleicht hat ja ein anderer Listenteilnehmer mit Citavi schon Erfahrungen gemacht!?!

mfg
Albert Schmid

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Hallo liebe Listige,

als stiller Mitleser erheb ich nun auch mal mein Wort:

Ohne Zusatzprogramme kann man auch die "Datei-Info" nutzen, die uns Windows f�r _jedes_ File zur Verf�gung stellt:

Explorer:
- Datei ausw�hlen
- Rechtsklick
- Eigenschaften
- Im neuen Fenster auf den Reiter "Dateiinfo" klicken:
Eingabem�glichkeiten: Titel, Betreff, Autor, Kategorie, Stichw�rter, Kommentar
- evtl. umschalten in diese Ansicht, je nach Windows-Version

Das sollte eigentlich reichen.

Jedoch macht Mr. Windows ein paar Ausnahmen, danke daf�r. Bei bestimmten Dateitypen (z.B. WAV) meint er, er m�sse uns jetzt die speziellen Informationen zu diesen Typen geben statt der allgemeinen Informations-Felder wie oben.

Finden:
- Explorer
- wenn m�glich, dass sinnvollste Verzeichnis �ffnen (je weiter oben in der Hierarchie, desto l�nger sucht er nat�rlich)
- "Suche" w�hlen (je nach System irgendwo zu finden, danke Mr. Windows)
- "Dateien und Ordner"
- "Wort oder Begriff innerhalb der Datei" (oder so �hnlich, variiert auch je nach System)
- Den oder die Suchbegriffe eingeben und suchen lassen...

Mit ein paar Ausnahmen, wo Mr. Win meint, besonders hilfreich zu sein :wink: kann man das mit _jeder_ Datei machen, unabh�ngig von Format oder Inhalt.

Vorteile:
- Diese Datei-Informationen sind Bestandteil der Datei und gehen beim Kopieren, Verschieben etc. nicht verloreen (�hnlich den EXIF und IPTC Daten bei Fotos).
- Die Funktion steht in jedem Windows zur Verf�gung, also auch auf PCs von Bekannten, wo man somit ohne Zusatzprogramm zumindest die eigenen, mitgebrachten Files auf Stick, externer Festplatte, CD etc. durchsuchen kann...
- Auch nach einem Wiederherstellen von Daten nach einem Crash, sofern man sie gesichert hat (Backup) sind diese Informationen wieder verf�gbar.

Nat�rlich k�nnte man auch die Suchbegriffe direkt im Dateiinhalt suchen lassen, aber das geht nat�rlich nur solange, solang diese auch als reiner Text in der Datei stehen. Bei komprimierten Dateien oder so geht das nat�rlich nicht. Genausowenig, wenn man Text auf Scans oder in Bildern sucht, auch klar...

Das wollt ich nur mal in die Runde schmeissen, weil viele diese eigentlich uralte Funktionalit�t von Windows nicht kennen oder nutzen. Vielleicht hilfts ja dem einen oder anderen von Euch, der f�rs Finden nicht gleich ein weiteres Programm-Monster verwenden will bzw. die Schlagw�rter, Stichpunkte etc. lieber fest verankert in den Dateien haben will.

Liebe Gr��e in die Liste,
Herbert (Stockbauer)

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Sorry, da hab ich zu schnell auf senden gedr�ckt:

In der [Bavaria-L] gabs vor ein paar Tagen eine �hnliche Diskussion, Quellenverwaltung, wo jemand ein anderes Programm vorgeschlagen hat:

www.litlink.ch

Freeware, aber wohl sehr m�chtig.

Ich hab mir die Beschreibung auf der Webseite angeschaut, und beschlossen, dass es mir zu m�hsam erscheint, das Ding zu testen :wink:

Herbert

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S.g. Herr Stockbauer,

Sie haben recht, man kann auch mit Windows-Bordmitteln und geeigneten
Ordnerstrukturen
viel erreichen.

Aber bei der Datei-Info wäre ich vorsichtig: Das von Ihnen beschriebene
Verfahren
funktioniert z.B. unter Windows 7 nicht (mehr).
Manche Attribute kann man bei bestimmten Dateiformaten (z.B. doc, xls, etc.)
verwenden,
weil diese Dateiformate eine derartige Metadatenspeicherung vorsehen
(Compound-Dokumente, mp3, jpg, pdf, etc.)

Bei anderen Formaten, z.B. normalen Textformaten kann Windows diese
Metadaten nicht in der
Datei speichern, die muß er in (versteckten) sogenannten Filestreams
ablegen.
Das geht gut, solange Sie unter NTFS bleiben.
Wenn Sie eine solche Datei auf ein FAT- oder FAT32-Laufwerk (z.B. USB-Stick)
kopieren,
werden die Streams und damit ihre Metadaten verlorengehen.
Das gleiche kann passieren, wenn Sie Programme verwenden, die mit diesen
Streams nicht
umgehen können, z.B. alte Zip-Programme, auch hier werden Sie die Infos
verlieren.

Metadaten kann man also nur für solche Dateien konsistent speichern, die das
in ihrem
Fileformat vorgesehen haben - also sicher nicht alle!

Bitte vertrauen Sie Ihre wertvollen Metadaten nicht diesen scheinbar
praktischen Lösungen an.
Wenn man schon nur mit Bordmitteln arbeiten will, dann würde in diesem Fall
empfehlen,
parallel zur Daten-Datei eine Metadaten-Datei anzulegen. Die können Sie
sicher mitkopieren,
über Datei- und Betriebssystemgrenzen hinweg.

Auch die Windows-Suche ist ein zweischneidiges Schwert. Die funktioniert
einigermaßen gut,
solange man Microsoft-Formate verwendet, installiert man Acrobat Reader, so
kommt wenigstens
PDF dazu. OpenOffice, xml, GedCom, etc. kann die Windows-Suche nicht nach
Text-Inhalten
durchsuchen, hier ist man auf die Dateinamen reduziert.
Das sollte man wissen, wenn man die Windows-Suche verwendet.

Mit freundlichen Grüßen

Erich Schadner