Hallo,
mein Archivierungsverfahren )beipielsweise für Scans aus Kirchenbüchern)
sieht folgendermaßen aus:
Pro Pfarramt gibt es je einen Ordner für Taufen, Heiraten und Beerdigungen.
Jeder dieser Ordner enthält Unterordner in Zehnjahresschritten (z.B.:
"Ab_1651"). In diese werden die Scans unter ihrer jeweiligen
Fotografienummer abgelegt (z.B: "Img772").
Pro Scan wird ein Word-Dokument angelegt, in das der Scan kopiert wird. In
dieses Dokument wird die Quelle (Pfarramt, Datum, Seite des Kirchenbuches
und Laufende Nummer des Eintrages) und, ganz wichtig, die Transkription des
Textes übernommen. Enthält der Scan mehrere Ereignisse, wird nur der
betreffende Ausschnitt in das Dokument übertragen.
Das Dokument enthält folgenden Ordnungsbegriff:
Bei Geburten/Taufen bzw. Tod/Beerdigungen:
Jahr, Monat, Tag, T (wie Taufe) oder B (wie Beerdigung), Fotografienummer,
Familienname des Betroffenen (z.B.: 1651.01.05_T_Img772_7_Giersch)
Bei der Heirat werden die Familiennamen des Bräutigams und der Braut
eingetragen
(z.B. 1651.11.07_H_Img698_4_Süßmuth_Büttner)
Über das Dokument und dessen Ordnungsbegriff ist der Rückgriff auf die
Quelle (das Pfarramt), auf den Scan und bei mehreren Ereignissen in einem
Scan auf die Nummer des Ausschnitts aus dem Scan (z.B.: "..._7_...")
möglich.
Für die Dokumente gibt es eine zentrale Ablage mit Ordnern in
Fünfzigjahresschritten (z.B.: Ab_1651).
Der transkripierte Text wird anschließend in den Datenbestand, das heißt, in
die zur Datenbank gehörende Quellendatei übernommen, um ihn bei Auswertungen
aus dem Bestand zusammen mit den übrigen Daten der betreffenden Person
darstellen zu können.
Zur Bestandsführung und für alle Arten von Auswertungen verwende ich das
Programm der GFF Nürnberg (http://www.gf-franken.de/gfahnen_frm.html), nach
meiner Meinung eines der komfortabelsten Programme auf dem Markt.
Mit freundlichen Grüßen
Günter Helm
http://ghlm.de/Vorfahren/